Ein Learning Management System begleitet Unternehmen häufig über viele Jahre. In dieser Zeit verändern sich jedoch Anforderungen, Technologien und Lerngewohnheiten. Was bei der Einführung des LMS gut funktioniert hat, kann einige Jahre später zu aufwendig, unflexibel oder technisch überholt sein.
Dann stellt sich die Frage:
Wie aufwendig ist es eigentlich, ein bestehendes LMS zu wechseln?
Genau darum ging es in unserer LMS Masterclass #1 „So leicht ist es, das LMS zu wechseln“. Gemeinsam haben Guy Fischer und Norbert Dorn gezeigt, welche Daten bei einer LMS-Migration berücksichtigt werden müssen, welche Stolpersteine auftreten können und wie sich der Wechsel in ein neues Learning Management System strukturiert vorbereiten lässt. Die zentrale Erkenntnis: Ein LMS-Wechsel ist kein einfacher Dateiimport – mit einer guten Bestandsaufnahme, sauberen Daten und mehreren Testläufen ist er jedoch sehr gut planbar.
Wann ist ein LMS-Wechsel sinnvoll?
Die Gründe für einen Wechsel des Learning Management Systems können sehr unterschiedlich sein. Häufig entspricht das bestehende LMS nicht mehr den aktuellen Anforderungen an Bedienbarkeit, Funktionsumfang oder technische Möglichkeiten.
Neue Anforderungen können beispielsweise bei Schnittstellen, Automatisierung, mobilem Lernen, Barrierefreiheit, Datenschutz oder modernen Lernformaten entstehen. Auch Kosten, Support oder eine starke Abhängigkeit vom bisherigen Anbieter können einen Wechsel auslösen.
Ein LMS-Wechsel sollte deshalb nicht ausschließlich als technisches Projekt betrachtet werden. Er bietet gleichzeitig die Gelegenheit, die bestehende Lernlandschaft zu hinterfragen:
Welche Prozesse funktionieren gut? Welche Strukturen sind historisch gewachsen? Welche Inhalte werden überhaupt noch benötigt? Und welche Anforderungen soll das neue LMS in den kommenden Jahren erfüllen?
Was muss bei einer LMS-Migration übertragen werden?
Eine der wichtigsten Fragen wird idealerweise ganz am Anfang geklärt:
Was aus dem bestehenden LMS wird im neuen System tatsächlich noch benötigt?
Typischerweise können bei einer LMS-Migration unter anderem folgende Bereiche relevant sein:
- Benutzer- und Organisationsdaten
- Gruppen und Berechtigungen
- Lerninhalte und Kurse
- Lernstände und Abschlüsse
- Zertifikate und Qualifikationen
- Lernhistorien
- Lernpfade
- offene Zuweisungen und Buchungen
- Schnittstellen und Single Sign-on
- Rollen, Rechte und bestehende Lernprozesse
Dabei muss keineswegs alles übernommen werden.
Nach mehreren Jahren befinden sich in einem LMS häufig alte Benutzerkonten, nicht mehr verwendete Kurse, überholte Gruppenstrukturen oder historische Lernpfade. Ein Systemwechsel ist daher auch eine gute Gelegenheit für einen digitalen Frühjahrsputz.
Statt zu fragen „Wie bekommen wir alles in das neue LMS?“, ist die bessere Frage:
„Welche Daten und Prozesse brauchen wir in Zukunft wirklich?“
Vollmigration, Teilmigration oder Neustart?
Grundsätzlich lassen sich drei Strategien für einen LMS-Wechsel unterscheiden.
Bei einer Vollmigration werden alle fachlich benötigten und technisch übertragbaren Daten in das neue LMS übernommen.
Bei einer Teilmigration werden beispielsweise aktive Benutzer, aktuelle Lerninhalte, offene Zuweisungen sowie gültige Abschlüsse und Zertifikate übertragen. Ältere Daten und historische Nachweise können dagegen in einem Archiv verbleiben.
Eine dritte Möglichkeit ist ein weitgehender Neustart mit bereinigten Daten, während historische Informationen weiterhin geschützt archiviert werden.
Welche Variante geeignet ist, hängt unter anderem von den vorhandenen Daten, den Lernprozessen sowie Anforderungen aus Datenschutz, Compliance und Nachweispflichten ab.
Benutzer müssen häufig gar nicht klassisch migriert werden
Gerade die Migration von Tausenden Benutzerkonten klingt zunächst nach einem enormen Aufwand. In modernen IT-Landschaften kann dieser Teil jedoch vergleichsweise einfach sein.
Benutzerdaten werden häufig bereits zentral in einem HR-System, Active Directory oder Microsoft Entra ID gepflegt. Das neue LMS kann an diese führende Datenquelle angebunden werden und die benötigten Informationen automatisiert übernehmen.
Dadurch müssen Benutzer nicht zwingend einzeln aus dem alten LMS exportiert und in das neue System importiert werden. Auch Organisationsstrukturen, Gruppen oder Berechtigungen lassen sich – abhängig von der vorhandenen Systemlandschaft – automatisiert ableiten.
Ein LMS-Wechsel kann damit sogar eine Chance sein, historisch gewachsene manuelle Administrationsprozesse zu reduzieren.
Lernstände, Zertifikate und Pflichtschulungen richtig übertragen
Komplexer wird die Migration bei Lernhistorien, Pflichtschulungen und Zertifikaten.
Hier sollte zunächst definiert werden, welche Informationen im neuen LMS tatsächlich benötigt werden. Müssen beispielsweise nur abgeschlossene Trainings übernommen werden? Oder auch begonnene Kurse, Prüfungsergebnisse und ältere Lernaktivitäten?
Bei Pflichtschulungen sind insbesondere Abschlussdatum, Gültigkeitsdauer und Rezertifizierungsfristen relevant. Aktuelle Nachweise müssen zuverlässig verfügbar bleiben, während ältere Informationen gegebenenfalls archiviert werden können.
Das zeigt auch, warum bei einer LMS-Migration der reine Status „abgeschlossen“ häufig nicht ausreicht. Je nach Anwendungsfall müssen zusätzliche Informationen wie Qualifikation, Abschlussdatum, Gültigkeit oder Ergebnis übertragen werden.
Wie lassen sich bestehende E-Learning-Inhalte migrieren?
Wie einfach Lerninhalte übertragen werden können, hängt stark von ihrem Format ab.
PDFs, Videos, Audiodateien und externe Links lassen sich in der Regel unkompliziert übernehmen. Auch SCORM-Kurse können vergleichsweise einfach übertragen werden, sofern die ursprünglichen SCORM-Pakete vorhanden sind.
Aufwendiger wird es bei Inhalten, die fest mit dem bisherigen LMS verbunden sind. Dazu gehören beispielsweise proprietäre Autorenformate, bestimmte Tests, Fragenpools, Lernpfade oder individuelle Systemlogiken.
Deshalb lohnt es sich bereits bei der Auswahl eines LMS darauf zu achten, wie gut sich eigene Inhalte und Daten später wieder aus dem System herauslösen lassen. Offene und standardisierte Formate reduzieren langfristige Abhängigkeiten und erleichtern einen möglichen zukünftigen Systemwechsel.
Schnittstellen sind ein eigenes Teilprojekt
Ein modernes LMS arbeitet selten isoliert. Häufig bestehen Verbindungen zu HR-Systemen, Identity Providern, Microsoft Entra ID, Business-Intelligence-Systemen oder weiteren Anwendungen.
Bei einem LMS-Wechsel müssen diese Schnittstellen deshalb neu eingerichtet und getestet werden.
Für jede Verbindung sollte geklärt sein:
Wo liegt die führende Datenquelle? Welche Daten werden übertragen? In welche Richtung fließen sie? Wie häufig erfolgt die Synchronisation? Und was passiert bei einem Fehler?
Auch Single Sign-on über beispielsweise SAML oder OpenID Connect gehört in die technische Planung einer neuen Lernplattform.
Warum Testmigrationen so wichtig sind
Eine professionelle LMS-Migration sollte nicht erst am eigentlichen Go-live vollständig durchgeführt werden.
Sinnvoll sind mehrere Durchläufe: zunächst eine Bestandsaufnahme und Datenbereinigung, anschließend eine Testmigration mit repräsentativen Daten und schließlich eine Generalprobe mit einem möglichst realistischen Datenbestand.
Dabei lassen sich nicht nur technische Fehler erkennen. Auch die benötigte Dauer der Migration und damit mögliche Downtimes können wesentlich genauer geplant werden.
Nach der Migration sollte außerdem anhand klar definierter Kriterien geprüft werden, ob der Wechsel erfolgreich war. Dazu können beispielsweise die korrekte SSO-Anmeldung, Organisationszuordnungen, Pflichtkurse und Fälligkeiten, migrierte Zertifikate, SCORM-Status sowie plausible Reporting-Daten gehören.
Die häufigsten Stolpersteine beim LMS-Wechsel
Viele Probleme einer LMS-Migration lassen sich bereits im Vorfeld erkennen.
Typische Beispiele sind unvollständige Exporte aus dem alten LMS, fehlende Originaldateien von Lerninhalten, nicht eindeutige Benutzer-IDs, schlecht dokumentierte Schnittstellen oder unterschiedliche Strukturen zwischen Test- und Produktivdaten.
Auch deshalb ist eine frühzeitige Bestandsaufnahme so wichtig. Je besser Daten, Systeme und Prozesse dokumentiert sind, desto planbarer wird die eigentliche Migration.
Ein LMS-Wechsel ist gleichzeitig eine Chance
Ein Wechsel des Learning Management Systems bedeutet Aufwand – aber er bietet auch die Möglichkeit, eine über Jahre gewachsene Lernlandschaft neu zu strukturieren.
Veraltete Daten können bereinigt, manuelle Prozesse automatisiert und historisch gewachsene Gruppenstrukturen vereinfacht werden. Gleichzeitig können moderne Anforderungen an Schnittstellen, Reporting, mobiles Lernen, Barrierefreiheit, Automatisierung und KI-Unterstützung von Anfang an berücksichtigt werden.
Die wichtigste Erkenntnis unserer LMS Masterclass lautet deshalb:
Eine LMS-Migration ist gut planbar, wenn Daten, Gruppenstrukturen, Lerninhalte, Schnittstellen und Abnahmekriterien frühzeitig geklärt werden. Entscheidend sind ein klares Zielbild, eine bewusste Auswahl der zu migrierenden Daten, saubere Verantwortlichkeiten, eine gute Datenqualität und realistische Testläufe.
Sie planen einen LMS-Wechsel?
Wenn Sie überlegen, Ihr bestehendes Learning Management System abzulösen, unterstützen wir Sie gerne – von der Bestandsaufnahme und Planung über die Datenmigration und Schnittstellen bis zum Go-live des neuen Systems.
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