Ein Learning Management System soll Unternehmen über viele Jahre bei der Organisation und Weiterentwicklung ihrer Weiterbildung unterstützen. Doch der Markt bietet zahlreiche Lösungen mit unterschiedlichen Funktionen, technischen Möglichkeiten und Preismodellen. Gleichzeitig unterscheiden sich die Anforderungen von Unternehmen, Fachbereichen und Nutzergruppen erheblich.
Dann stellt sich die Frage:
Wie lässt sich ein LMS auswählen, das wirklich zu den eigenen Anforderungen passt?
Genau darum ging es am 29. September 2026 in unserer LMS Masterclass #2 „Das LMS richtig auswählen und bewerten“. Gemeinsam haben Guy Fischer und Despoina Pourtoulidou gezeigt, wie Unternehmen ihre Anforderungen definieren, einen strukturierten Anforderungskatalog erstellen und verschiedene Anbieter nachvollziehbar vergleichen können. Die zentrale Erkenntnis: Ein großer Funktionsumfang allein macht noch kein passendes LMS. Entscheidend ist, wie gut das System die eigenen Lern- und Verwaltungsprozesse unterstützt.
Was soll das neue LMS eigentlich verbessern?
Bevor verschiedene Learning Management Systeme verglichen werden, sollte klar sein, welche Ziele mit der neuen Plattform erreicht werden sollen.
Geht es darum, Pflichtschulungen zuverlässiger zu organisieren? Soll das Onboarding automatisiert werden? Müssen Präsenzveranstaltungen und digitale Lernangebote zusammengeführt werden? Oder verursacht die bisherige Administration zu viel manuellen Aufwand?
Die Ausgangssituation kann sehr unterschiedlich sein. Manche Unternehmen möchten ein bestehendes LMS ablösen. Andere arbeiten bisher mit mehreren Einzellösungen, externen Lernplattformen und Excel-Listen.
Für beide Situationen gilt: Die Auswahl beginnt mit den eigenen Prozessen und Herausforderungen.
Dabei lohnt sich auch der Blick nach vorn:
Welche zusätzlichen Zielgruppen sollen künftig geschult werden? Werden weitere Standorte oder Länder hinzukommen? Welche Lernformate und Schnittstellen könnten in den kommenden Jahren wichtig werden?
Je konkreter diese Ziele beschrieben werden, desto leichter lässt sich später beurteilen, ob ein LMS sie tatsächlich erfüllt.
Funktionale Anforderungen: Welche Lernprozesse muss das LMS unterstützen?
Funktionale Anforderungen beschreiben, welche Aufgaben das Learning Management System im Alltag übernehmen soll.
Typische Bereiche sind beispielsweise:
- E-Learning, Blended Learning und Lernpfade
- Seminar- und Veranstaltungsmanagement
- Erstellung und Verwaltung von Lerninhalten
- Benutzer, Gruppen, Rollen und Berechtigungen
- automatische Zuweisungen und Erinnerungen
- Tests, Umfragen und Zertifikate
- Pflichtschulungen und Rezertifizierungen
- Kommunikation und Austausch
- Auswertungen und Reporting
Dabei genügt es nicht, einzelne Begriffe in einer Liste zu sammeln.
Die Anforderung „Das LMS unterstützt Zertifikate“ sagt beispielsweise noch wenig darüber aus, wie diese Funktion im eigenen Unternehmen genutzt werden kann.
Können unterschiedliche Zertifikatsvorlagen verwendet werden? Werden Zertifikate automatisch nach mehreren abgeschlossenen Schulungen erstellt? Lassen sich Gültigkeitszeiträume hinterlegen? Werden Lernende rechtzeitig an eine erneute Schulung erinnert?
Eine gute Anforderung beschreibt deshalb möglichst genau, welcher Ablauf unterstützt werden soll.
Technische Anforderungen frühzeitig berücksichtigen
Neben den Lernprozessen müssen auch die technischen Rahmenbedingungen zur bestehenden Systemlandschaft passen.
Dazu gehören insbesondere Schnittstellen zu HR-Systemen, Single Sign-on, Datenimport und Datenexport sowie die Einbindung weiterer Anwendungen.
Ebenso sollten Hosting, Serverstandort, Datenschutz, Sicherheitskonzepte, Backups und Verfügbarkeit bereits bei der Auswahl betrachtet werden. Auch steigende Nutzerzahlen, mehrere Organisationseinheiten, mobile Nutzung und Barrierefreiheit können wichtige Anforderungen sein.
Ein weiterer Punkt ist die langfristige Nutzbarkeit der eigenen Daten und Inhalte.
Wenn Lerninhalte ausschließlich in einem proprietären Format erstellt werden können, kann ein späterer Systemwechsel aufwendig werden. Deshalb sollte frühzeitig geklärt sein, welche Exportmöglichkeiten bestehen und ob standardisierte Formate unterstützt werden.
Die IT und die zuständigen Datenschutzverantwortlichen sollten daher rechtzeitig in den Auswahlprozess einbezogen werden.
Ein Anforderungskatalog schafft eine gemeinsame Grundlage
Sind die Ziele und Anforderungen gesammelt, werden sie in einem strukturierten Anforderungskatalog zusammengeführt.
Dieser bündelt funktionale, technische, organisatorische und wirtschaftliche Anforderungen. Er dient anschließend als Grundlage für die Vorauswahl, die Anbieter-Demos und die abschließende Bewertung.
Ein solcher Katalog sollte nicht allein aus Sicht eines einzelnen Fachbereichs entstehen. Personalentwicklung, IT, Administration und weitere Beteiligte bringen unterschiedliche Perspektiven ein.
Für jede Anforderung sollte möglichst klar sein:
Was wird benötigt? Wie wichtig ist die Anforderung? Wie wird ihre Erfüllung geprüft? Und welche Erläuterungen soll der Anbieter dazu liefern?
Ein übersichtlicher Katalog erleichtert damit sowohl die interne Abstimmung als auch den Vergleich verschiedener LMS-Anbieter.
Muss, Soll oder Kann: Nicht jede Anforderung ist gleich wichtig
Ein zentraler Schritt ist die Priorisierung der Anforderungen.
Muss-Kriterien sind zwingende Voraussetzungen. Erfüllt ein Anbieter ein solches Kriterium nicht, kommt seine Lösung für das Projekt nicht infrage.
Soll-Kriterien sind wichtig, aber nicht zwingend ausschlaggebend. Sie helfen dabei, grundsätzlich geeignete Systeme weiter zu unterscheiden.
Kann-Kriterien beschreiben zusätzliche Möglichkeiten, die einen Mehrwert bieten können, für die aktuellen Ziele aber nicht unbedingt erforderlich sind.
Welche Funktion in welche Kategorie gehört, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab.
Single Sign-on über Microsoft Entra ID kann beispielsweise ein Muss-Kriterium sein. Ein integriertes Autorentool kann für ein anderes Unternehmen besonders wichtig sein, während es bei einem Projekt mit Schwerpunkt auf Seminarverwaltung eine geringere Rolle spielt.
Ausschlusskriterien sollten möglichst früh geprüft werden. So lässt sich vermeiden, dass viel Zeit in Anbieter investiert wird, die grundlegende Voraussetzungen nicht erfüllen.
Warum ein einfaches „Ja“ nicht immer ausreicht
Im Webinar wurde deutlich, wie wichtig eindeutige Formulierungen und nachvollziehbare Anbieterantworten sind.
Die Anforderung „Das LMS ermöglicht die Erstellung von Lerninhalten“ kann beispielsweise sehr unterschiedlich verstanden werden.
Ist damit gemeint, dass Administratoren einen Kurs anlegen und vorhandene Dateien hochladen können? Oder wird ein integriertes Autorentool benötigt, mit dem interaktive Lerninhalte erstellt und als SCORM-Paket exportiert werden können?
Auch bei Funktionen wie Offline-Nutzung, Reporting oder automatischen Benachrichtigungen können sich hinter einem „erfüllt“ unterschiedliche Möglichkeiten verbergen.
Deshalb sollten Anbieter erläutern können, wie sie eine Anforderung erfüllen.
Ist die Funktion im Standard enthalten? Muss sie konfiguriert werden? Wird ein Zusatzmodul benötigt? Gibt es Einschränkungen oder zusätzliche Kosten?
Diese Informationen helfen, Missverständnisse vor dem Vertragsabschluss zu klären.
LMS-Demos mit konkreten Anwendungsfällen vorbereiten
Eine Demo ist besonders hilfreich, wenn sie die eigenen Anforderungen aufgreift.
Ohne konkrete Vorgaben zeigt ein Anbieter verständlicherweise häufig die Funktionen, die sich besonders gut präsentieren lassen. Ob diese für das eigene Unternehmen entscheidend sind, bleibt dabei möglicherweise offen.
Deshalb sollten Unternehmen reale Anwendungsfälle vorbereiten und vollständige Abläufe zeigen lassen.
Ein Beispiel aus der Masterclass war das Onboarding neuer Mitarbeitender:
- Benutzerdaten werden aus dem HR-System übernommen.
- Benutzerkonten werden automatisch angelegt.
- Der Lernpfad „Onboarding“ wird zugewiesen.
- Mitarbeitende bearbeiten die vorgesehenen Lernangebote.
- Führungskräfte können die Fortschritte im Rahmen ihrer Berechtigungen einsehen.
- Zertifikate werden automatisch erstellt.
- Die Personalabteilung erhält die benötigten Auswertungen.
Ein solcher Anwendungsfall zeigt, ob einzelne Funktionen zu einem durchgängigen Prozess zusammenpassen.
Auch die Personen, die später täglich mit dem LMS arbeiten, sollten an der Demo teilnehmen. Sie können besonders gut beurteilen, ob die Bedienung verständlich ist und typische Aufgaben mit vertretbarem Aufwand erledigt werden können.
Mit einem Testzugang selbst ausprobieren
Eine Präsentation vermittelt einen ersten Eindruck. Ein Testzugang ermöglicht zusätzlich, die Benutzerführung und wichtige Funktionen selbst zu prüfen.
Wie einfach lässt sich ein Kurs anlegen? Wie werden Inhalte zugewiesen? Wie schnell findet ein Lernender seine Schulungen? Und wie aufwendig ist es, eine benötigte Auswertung zu erstellen?
Dabei sollten sowohl der Administrationsbereich als auch die Oberfläche für Lernende betrachtet werden.
Ein System kann technisch alle wesentlichen Anforderungen erfüllen und im Alltag trotzdem umständlich zu bedienen sein. Benutzerfreundlichkeit ist deshalb ein eigenständiges Bewertungskriterium.
LMS-Anbieter anhand derselben Kriterien bewerten
Nach den Demos sollten alle Anbieter anhand einer einheitlichen Bewertungsmethode verglichen werden.
Für Muss-Kriterien kann eine Bewertung als „erfüllt“ oder „nicht erfüllt“ sinnvoll sein. Bei Soll- und Kann-Kriterien können abgestufte Bewertungen helfen, Unterschiede sichtbar zu machen.
Eine mögliche Skala ist beispielsweise:
- 0 Punkte: nicht vorhanden
- 1 Punkt: nur mit erheblichem Customizing umsetzbar
- 2 Punkte: vorhanden, aber mit Einschränkungen
- 3 Punkte: vollständig erfüllt
Wie stark einzelne Kriterien gewichtet werden, muss zum Projekt passen. Wichtig ist, die Bewertungslogik vorab festzulegen und für alle Anbieter gleichermaßen anzuwenden.
Offene Fragen, Einschränkungen und Risiken sollten geklärt werden, bevor die Entscheidung getroffen wird. Auch die wesentlichen Entscheidungsgründe sollten dokumentiert sein. Das macht die Auswahl nachvollziehbar und hilft später bei personellen Wechseln oder neuen Anforderungen.
Kosten und Service gehören zum Gesamtbild
Der Lizenzpreis ist ein wichtiger Faktor, bildet aber nicht immer die gesamten Kosten eines LMS ab.
Zusätzliche Aufwände können beispielsweise durch Implementierung, Schnittstellen, Schulungen, Zusatzmodule oder individuelle Anpassungen entstehen. Auch mögliche Erweiterungen sollten frühzeitig besprochen werden.
Was passiert, wenn die Nutzerzahl wächst? Kann ein Autorentool später ergänzt werden? Welche Kosten entstehen für weitere Funktionen?
Neben dem Preis spielt die Betreuung eine wichtige Rolle.
Wer unterstützt bei Fragen oder technischen Problemen? Welche Leistungen übernimmt der Implementierungspartner? Wann muss der Hersteller eingebunden werden? Und welche Vereinbarungen bestehen zu Support und Reaktionszeiten?
Eine fundierte LMS-Auswahl betrachtet deshalb das Zusammenspiel aus Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, technischer Eignung, Service und Gesamtkosten.
Die häufigsten Fehler bei der LMS-Auswahl
Viele Schwierigkeiten lassen sich bereits im Auswahlprozess vermeiden.
Typische Fehler sind eine lange Wunschliste ohne klare Prioritäten, ungenau formulierte Anforderungen, ungeplante Anbieter-Demos oder ein Vergleich, der sich ausschließlich auf einzelne Funktionen konzentriert.
Auch ein einseitiger Blick auf den Lizenzpreis, eine unterschätzte Benutzerfreundlichkeit oder das zu späte Prüfen von Ausschlusskriterien können zu einer unpassenden Entscheidung führen.
Die wichtigste Erkenntnis unserer LMS Masterclass lautet deshalb:
Ein passendes LMS lässt sich gezielter auswählen, wenn Ziele und Anforderungen frühzeitig definiert, priorisiert und anhand realistischer Anwendungsfälle geprüft werden. Entscheidend ist, wie gut die Lösung zu den tatsächlichen Prozessen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens passt.
Eine Vorlage für Ihren LMS-Anforderungskatalog
Wer einen eigenen Anforderungskatalog erstellen möchte, muss nicht bei null beginnen.
Im Webinar haben wir verschiedene Möglichkeiten zur Strukturierung und Bewertung vorgestellt. Darüber hinaus steht eine anpassbare Excel-Vorlage mit grundlegenden LMS-Anforderungen zur Verfügung, die aus unseren Beratungsprojekten entstanden ist.
Die Vorlage bietet eine Ausgangsbasis. Eigene Anforderungen, Prioritäten, Ausschlusskriterien und Gewichtungen müssen passend zum jeweiligen Projekt ergänzt werden.
Sie möchten die Vorlage erhalten? Sprechen Sie uns gerne an.
Sie suchen ein passendes LMS?
Wenn Sie ein Learning Management System erstmals einführen oder Ihre bestehende Plattform ablösen möchten, unterstützen wir Sie gerne bei der Klärung Ihrer Anforderungen und zeigen Ihnen, wie sich Ihre Lernprozesse mit nectar LMS abbilden lassen.
Mit nectar LMS steht Ihnen eine flexible Lernplattform zur Verfügung, die digitale Lernangebote, Seminarverwaltung und die Organisation betrieblicher Weiterbildung miteinander verbindet.
Kontakt
Wenn Sie Fragen haben oder die Excel-Vorlage für Ihren LMS-Anforderungskatalog erhalten möchten, schreiben Sie uns gerne an nectar-support@fkc-online.com.
